إدارة الشئون الإدارية والمالية

إدارة الشئون الإدارية والمالية

أ. محمد سالم الجعفري

مهام إدارة الشؤون الإدارية والمالية وفق المادة (16) من قرار وزير التعليم العالي والبحث العلمي رقم (115) لسنة 2014ميلادي:

تتولى هذه الإدارة تنظيم وتنفيذ نشاطات الشؤون الإدارية والمالية وفقاً للتشريعات النافذة واقتراح السياسات المتعلقة بالنظم الإدارية والمالية وتمارس مهامها من خلال الأقسام والوحدات التالية:

أولاً: قسم الشؤون الإدارية:-

  • حفظ وتنظيم الملفات الشخصية للعاملين بالمركز ومتابعة المتغيرات الطارئة عليها وتنفيذها وترقيم المستندات والوثائق التي تحتوي عليها.
  • التقيد بالنظم والقواعد المتعلقة بشؤون موظفي المركز وفقاً للقوانين واللوائح والقرارات المعمول بها في مجال التعيينات والعلاوات السنوية الطارئة والنقل والترقية والندب والإعارة والإجازات السنوسة وغيرها من الإجازات التي تنص عليها القوانين واللوائح المعمول بها والجزاءات وغيرها من شؤون موظفي المركز.
  • تنفيذ القرارات المتعلقة بالخدمة الوطنية.
  • إعداد الملاك الوظيفي وتحديد الوظائف الشاغرة والمشغولة وترتيب وتصنيف الوظائف سنوياً.
  • إعداد البيانات والإحصائيات والتقارير عم إوضاع الموظفين وبحث شكاوي العاملين وتظلماتهم والرد عليها.
  • متابعة سجلات حضور والإنصراف الموظفين وإتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنهم وذلك بالتنسيق مع رؤساء الإدارات والأقسام البحثية والمكاتب بالمركز.
  • القيام بإعمال الطباعة والتصوير والسحب الخاصة بالإدارات ويتولى طبع التقارير والمذكرات وغيرها مما يلزم لأعمال المركز التي ترى إدارة المركز إسنادها إليه.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها القسم.

وحدة المحفوظات وتختص بالأتي:-

  • تنظيم شؤون المحفوظات والإشراف عليها بما يكفل الحصول على أية بيانات أو وثائق وإعادة إيداعها ووضع القواعد التي تكفل حفظها وسريتها.
  • تسجيل وحفظ السجلات الإدارية والبريد الصادر والوارد وتوزيعه، وحفظ الأختام بتوقيع البريد.
  • فتح ملف للدوري العام يحوي كأفة المراسلات والمكاتبات الصادرة والواردة مع ضرورة حفظ نسخ منها بالملفات المتعلقة بالموضوع للرجوع إليه عند الحاجة.
  • القيام بشؤون الطباعة والنسخ والتصوير والإبراق والبريد المصور.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها الوحدة.

وحدة شؤون العاملين وتختص بالأتي:-

  • حفظ وتنظيم الملفات الشخصية للعاملين بالمركز بشكل يحفظ سريتها ومتابعة المتغيرات الطارئة عليها وترقيم المستندات والوثائق التي تحتوي عليها.
  • القيام بالإعمال والإجراءات الإدارية المتعلقة بالشؤون الوظيفية مثل إجراءات منح الإجازات السنوية الطارئة والعلاوات السنوية ونهاية الخدمة والأقدمية وحفظ سجلات الملاك الوظيفي ومتابعة مايطرأ عليها من تعديلات وتقديم المقترحات بشأنها.
  • تنفيذ القرارات التعيين والنقل والندب والإعارة والترقيات وما يترتب عليها من إجراءات.
  • القيام بجميع الإجراءات المتعلقة بالعاملين بعقود.
  • إعداد تقارير الكفاءة السنوية للعاملين بالمركز وتحديد المرشحين منهم للترقية والعلاوات السنوية.
  • مسك سجلات الحضور والإنصراف والإشراف عليها.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها الوحدة.

  ج- وحدة العلاقات العامة:-

تتولى وحدة العلاقات العامة القيام بالمهام التالية:-

  • قيادة برنامج إيجابي متطور بإستمرار للعلاقات العامة ضمن فهم واقعي متجدد تقوم عليه علاقة المركز بجمهوره الداخلي والخارجي.
  • إقتراح الخطط الناجحة والكفيلة بتحقيق أهداف العلاقات العامة.
  • تسهيل مهمة الضيوف الزرائرين للمركز وإستقبالهم وإتمام إجراءات وصولهم وإقامتهم وسفرهم إذا كانو من خارج ليبيا.
  • تقديم الخدمات الخاصة بالتأشيرات والإقامة وإجراءات السفر وترتيب شؤون المهام الرسمية للعاملين بالمركز وضيوفه.
  • تنفيذ السياسة المتعلقة بالمركز في شأن العلقات العامة والإشراف على عمل بعض اللجان مثل لجان المعارض التي يقوم بها المركز والندوات وورش العمل التي ينظمها المركز والمشاركة في البرامج والمناسبات الدينية والوطنية.
  • تولى مهام الإجراءات الجمركية الخاصة بالمركز.
  • الإشراف على النشاط الترفيهي بالمركز.
  • نشر أغراض المركز والتعريف بإهدافه بطرق ووسائل الأعلام المختلفة ورصد الرأي العام حول نشاطات المركز وإعداد الردود بشأنها أن تطلب الأمر ذلك.
  • التعاون مع مكتب تقنية المعلومات على تحديث الموقع الإلكتروني للمركز بإستمرار وذلك لتعريف بنشاطات المركز.
  • إعداد تقارير الدورية عن نشاط الوحدة وإحالتها إلى مدير مكتب الشؤون الإدارية والمالية عن طريق قسم شؤون الإدارية.
  • إقتراح الميزانية التقديرية للوحدة.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها الوحدة.

   د- وحدة الطباعة والتصوير:

تتولى وحدة الطباعة والتصوير القيام بالمهام التالية:-

  • طباعة الرسائل المحررة المراد طباعتها الواردة من قبل الإدارات، والمكاتب، وأقسام المركز عموماً والواردة من مكتب الشؤون الإدارية والمالية، وأقسامه، ووحداته خصوصاً.
  • تصوير كافة الأوراق، والمستندات المراد تصويرها الخاصة بالمركز فقط.
  • التجليدك تجميع الأوراق المراد تجليدها بطريقة فنية، والقيام بتكسيتها بجلد ورق مقوى أو غيره، والقيام بعمل الفايلات(الملفات) وغيرها الواردة من داخل المركز.
  • وضع الآلية التي تكفل بالمحافظة على الورق، والأحبار، وعدم الإهدار في الصرف.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها الوحدة.

ثانياً: قسم الشؤون المالية:-

ويباشر مهامه من خلال الوحدات التابعو له وهي كالأتي:-

وحدة المرتبات والمصروفات العمومية وتختص بالأتي:-

  • مسك السجل العام لمرتبات العاملين بالمركز وتنفيذ مايطرأ عليها من تعديلات كالترقيات والعلاوات السنوية والمزايا المالية الأخرى مع إعداد كشوفات العاملين بمكافأت.
  • إعداد وتحضير مرتبات العاملين بالمركز.
  • إعداد إذونات الصرف للمصروفات العمومية وإستمارات الحجز الخاصة بتذاكر السفر وإتخاذ الإجراءات المالية المتعلقة بها ومتابعة إجراءات خصم مخصصات الضمان الإجتماعي للعاملين بالمركز.
  • مباشرة إجراءات الصرف وغيرها من الإجراءات المالية.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها الوحدة.

وحدة الحسابات والميزانيات وتختص بالأتي:

  • إعداد الميزانية التسييرية والمشاركة في إعداد ميزانية التحول للمركز.
  • إعداد الوضع المالي والموقف المالي للمركز بصفة دورية.
  • إعداد الحساب الختامي في نهاية كل سنة مالية علي ضوء الوضع المالي للمركز.
  • إعداد تقارير دورية عن وضع وحركة الميزانية وإقتراح الحلول لأي مخالفات قد تواجهها.
  • مسك سجلات توضح حركة إستلام وإرجاع دفاتر الصكوك.
  • إعداد موازنة المراجعة الشهرية.
  • التنسيق مع مكتب المراجعة الداخلية.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها الوحدة.
  • وحدة الخزينة وتختص بالأتي:
  • القيام بإيداع جميع إيرادات المركز بحساباته بالمصارف.
  • إعداد الصكوك المعاملات المالية بالمركز وإتخاذ كافة الإجراءات المتعلقة بها.
  • حفظ صورة من خطابات الضمان الخاصة بالتعاقدات التي يكون المركز طرفاَ فيها.
  • المشاركة في إعداد الحساب الختامي للمركز في نهاية كل سنة مالية علي ضوء الوضع المالي للمركز.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها الوحدة.

وحدة الإعتمادات وتختص بالأتي:

  • مسك السجلات والفاتر الخاصة بالإعتمادات المفتوحة لصالح المركز.
  • متابعة سجلا والصرف مع المصرف.
  • إعداد المرسلات الخاصة بالصرف على الإعتمادات.
  • إعداد تقارير شهرية خاصة بالصرف.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها الوحدة.

ثالثاً: قسم الحركة:-

ويتولى القيام بالمهام التالية:-

  • تأمين السيارات التابعة للمركز لدى شركات التأمين.
  • التنسيق مع قسم الصيانة بما يتعلق بصيانة سيارت نقل الموظفين إذا وفرت من قبل المركز.
  • متابعة صرفيات المحروقات للسيارات الخاصة بنقل الموظفين.
  • إعداد كشوفات دورية بالسيارات التابعة للمركز.
  • توزيع وتنسيق العمل بين العاملين بالقسم وتوجيههم بما يكفل حسن سير العمل.
  • إعداد بطاقة لكل سيارة يوضح فيها كل ما يتعلق بها من مواصفات وتاريخ الصيانة والإصلاحات التي تمت وبرنامج الصيانة المعد لها خلال الفترة الزمنية المقبلة.
  • الإشراف على السائقين ومراقبة إعمالهم وتوجيههم والعمل على رفع مستوى إدائهم.
  • إقتراح الميزانية السنوية للقسم.
  • أية أعمال أخرى يكلف بها القسم.

رابعاً: قسم المخازن والمشتريات:-

ويتولى القيام بالمهام التالية:-

  • إتباع البرامج العلمية لإسلوب التخزين.
  • تحديد وتصنيف المخازن لحفظ الأدوات بها.
  • القيام بتحديد كيفية العمل بالمخازن وإعداد دورة مستندية متكاملة وإتخاذ إجراءات السلامة المتعلقة بها.
  • إتخاذ إجراءات اللازمة حيال التأمينات الواجب إتخاذها على الإدولت المخزنة وذات القيمة.
  • دراسة وإقتراح سياسة إستلام وتسليم الأدوات من المخازن زالإجراءات الأخرى المتعلقة بذلك.
  • القيام بعمليات الكشف والجرد الدوري للأدوات المخزنة وإعداد التقارير عنها والتبليغ عن المواد التي قاربت على إنتهاء مدة صلاحيتها بمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر للإستفادة منها قبل إنتهاء مدة صلاحيتها.
  • التنسيق مع الجهات ذات العلاقة في نقل وتوزيع الأدوات من مناطق الوصول إلى المخازن ومتابعة ذلك بشكل يكفل المحافظة عليها.
  • القيام بإعداد تقارير عن الأدوات التالفة وإقتراح أسلوب التصرف فيها.
  • إقتراح الميزانية السنوية.
  • أية أعمال أخرى يكلف بها القسم.

وحدة التخزين:-

تتولى الوحدة المهام التالية:-

  • الإشراف علة إذونات طلب وصرف الأصناف بالمخازن.
  • الإشراف على الإصناف الموجودة بالمخازن من حيث الصلاحية وتصنيفها ومراقبتها بصورة مستديمة.
  • الإشراف على سجلات إثبات المخزن اليومي.
  • الإشراف على سجل الصول الثابتة بالمركز وتبعيتها وحصرها وجردها.
  • إعداد جرد شهري بتقرير يحال لرئيس المخازن والمشتريات للمواد ذات الإستهلاك اليومي.
  • أية أعمال أخرى تكلف بها الوحدة.

خامساً: قسم الصيانة والخدمات العامة:-

ويتولى المهام التالية:-

  • إعداد برامج الصيانة الدورية والطارئة للمباني والمعامل والمكاتب التابعة للمركز.
  • متابعة أعمال الصيانة التي تقوم بها العناصر الفنية.
  • تقديم التوصيات المتعلقة بالمعدات التي يتعين عدم جدوى صيانتها إقتصادياً.
  • إعداد الدراسات اللازمة التي يتطلبها أعمال الصيانة وتحديد نوعية قطع الغيار اللازمة لذلك.
  • إقتراح برامج تدريب وتأهيل العناصر الوظنية للقيام بإعمال الصيانة.
  • القيام بإعمال الإستلام الإبتدائي والنهائي للمعدات التي يتم تركيبها وصيانتها.
  • إعداد درايات القوة البشرية اللازمة لأعمال التشغيل والصيانة.
  • تطبيق نظام الجودة الخاص بالمركز فيما يخص صيانة الأجهزة والمعدات التابعة للمركز.
  • متابعو أعمال تركيب الأثاث والهواتف والقيام بالإصلاحات الضرورية كالكهرباء والمياه وما إليها وبذل الجهد لحين أدائها للخدمة المطلوبة.
  • أية أعمال أخرى يكلف بها القسم.
 

إتصل بنا

المركز الليبي لبحوث التقنيات الحيوية

العنوان: الفرناج - طرابلس - ليبيا

ايميل: info@btc.org.ly

Top
We use cookies to improve our website. By continuing to use this website, you are giving consent to cookies being used. More details…